Служба тех. поддержки: +77172 537 702
Вход для клиентов
Изображение

Как выбрать СЭД? Методология выбора системы и поставщика

Продолжаю свой цикл статей про автоматизацию документооборота. Ранее в статье об экономической эффективности, я раскрывал тему принятия решения о внедрении СЭД. В этой статье предлагаю ознакомиться с методологией выбора самой СЭД, а также выбора компании-поставщика.

Если вопрос "Нужен или нет СЭД компании?" решен положительно, процесс переходит на следующую стадию: выбор производителя и компании-поставщика. Имея многолетний опыт работы в области выбора и внедрения СЭД, постараюсь его обобщить и предоставить читателям готовый алгоритм действий для объективного анализа имеющихся на рынке предложений СЭД.

Итак, какие критерии важны при выборе СЭД? Расположу по важности.

  1. Совокупная стоимость системы. Сколько реально будет стоить для компании покупка, внедрение и дальнейшее сопровождение СЭД на ближайшие 3 года. ТСО, включая сервера и лицензии.

  2. Компетенции команды внедрения и возможность географического присутствия рядом с Заказчиком. Отзывы о системе от существующих клиентов, которые работают в СЭД не менее 1 года.

  3. Функциональные возможности и возможности развития системы. А также, соответствие системы требованиям Заказчика.

  4. Сроки внедрения.

Это основные критерии, по которым можно сделать анализ, достаточный для принятия решения. Подробно о каждом критерии далее.

Критерий 1. Совокупная стоимость.

Совокупная стоимость приобретаемой системы – это практически всегда один из самых важных критериев выбора, даже для компаний с хорошими финансовыми возможностями. Именно совокупная стоимость!

Многие компании до сих пор в понятие «цена» или «стоимость» вкладывают цифру в коммерческом предложении, за которую Поставщик предлагает купить Систему. В большинстве случаев, эта цена не отражает все затраты, которые придется понести Заказчику для того, чтобы купленная Система начала выполнять предназначенные ею функции. Поэтому очень рекомендуем считать совокупную стоимость покупки и владения Системой при условии использования в течение как минимум 3-х лет.

Что входит в ТСО при выборе СЭД? Ниже приведена таблица, с помощью которой можно посчитать совокупную стоимость владения системой для 2-х вариантов приобретения: в собственность и по модели SAAS (аренда):

Таблица 1 – Совокупная стоимость владения СЭД для 2 вариантов приобретения

 

 

Затраты при приобретении в собственность СЭД

 

Стоимость, тенге

 

Затраты в случае аренды СЭД по модели SAAS

 

Стоимость, тенге

 

 

 

 

 

 

 

Покупка и внедрение

  • Пользовательские лицензии на СЭД
 
  • Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
 
  • Лицензии на дополнительное программное обеспечение, если его использует СЭД. Например, лицензии на СУБД Oracle, или СУБД Microsoft SQL, SharePoint, Exchange и так далее.
 

 

  • Серверное оборудование (основное + резервное)
 

 

  • Системы хранения данных (по необходимости)
 

 

  • Услуги по внедрению СЭД + обучение
 
  • Услуги по внедрению СЭД + обучение
 
Итого затраты:   Итого затраты:  
 

 

 

1-й год после внедрения

  • Лицензионная поддержка на СЭД
 
  • Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
 
  • Лицензионная поддержка на стороннее ПО (если используется)
 

 

  • Лицензионная поддержка серверного оборудования
 

 

  • Техническая поддержка СЭД
 

 

  • Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД
 
  • Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости)
 
Итого затраты:   Итого затраты:  
 

 

 

 

2-й год после внедрения

  • Лицензионная поддержка на СЭД
 
  • Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
 
  • Лицензионная поддержка на стороннее ПО
 
  • Лицензионная поддержка серверного оборудования
 
  • Техническая поддержка СЭД
 
  • Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД
 
  • Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости
 
Итого затраты:   Итого затраты:  
               

 

 

 

3-й год после внедрения

  • Лицензионная поддержка на СЭД
 
  • Услуги по аренде пользовательских лицензий СЭД
 
  • Лицензионная поддержка на стороннее ПО
 

 

  • Лицензионная поддержка серверного оборудования
 

 

  • Техническая поддержка СЭД
 

 

  • Годовая заработная плата администратора серверов и администратора СЭД
 
  • Техническая поддержка СЭД (опционально, в случае необходимости
 
Итого затраты:   Итого затраты:  
 

 

Итого совокупная стоимость владения за 3 года:

 

 

Итого совокупная стоимость владения за 3 года:

 

 

Указанную выше таблицу Заказчик может использовать для заполнения при выборе СЭД различных производителей или попросить компанию-поставщика СЭД ее заполнить. Полученные итоговые суммы будут являться совокупной стоимостью владения системой в течение 3 лет для двух вариантов приобретения системы.

Если далее стоит задача какой из двух вариантов приобретения выбрать, а цена играет важную роль, рекомендуется посчитать приведенную совокупную стоимость владения системой, скорректированную с точки зрения финансового и налогового учета. При приобретении СЭД в собственность, его стоимость ложится на баланс компании и переходит в активы. В последующие года, на эти активы начисляется амортизация, идущая на налоговые вычеты при расчете КПН (корпоративного подоходного налога) в конце года. В случае аренды СЭД по модели SAAS, на баланс ничего не ставится, а понесенные затраты могут быть отнесены на вычеты. Данная налоговая корректировка скорее всего сильно уменьшит совокупную стоимость владения СЭД по модели SAAS. Более подробно об этом я писал в своей прошлой статье.

Критерий 2. Компетенции команды Поставщика и его географическое расположение.

Данный фактор я поставил вторым по значимости, хотя он вполне может являться основным и главным фактором.

Почему?

Все успешные современные корпоративные информационные системы промышленного уровня имеют более-менее схожие функциональные возможности. Этого требует конкуренция и постоянное развитие информационных технологий. При этом, такие системы являются достаточно сложными с точки зрения настройки и конфигурирования при внедрении и требуют высокой квалификации от специалистов компании-поставщика. В настоящее время, как в Казахстане, так и на рынке стран СНГ, процент неуспешного внедрения СЭД достигает 40%, а еще 5 лет назад он достигал 70%.

Что можно считать неудачным внедрением СЭД? Вот типичные примеры:

  • сорваны сроки внедрения и проект затянулся более чем на год,

  • бюджет проекта превышен более чем на 30%,

  • изначально прописанный в техническом задании функционал, оказался невостребованным пользователями или требовал значительных дополнительных доработок со стороны Поставщика, повлекшим за собой увеличение сроков и стоимости проекта,

  • интерфейс и функционал СЭД оказался сложным для сотрудников, что повлекло за собой недовольство и соответственно низкую эффективность использования,

  • функциональные и технические возможности выбранной системы СЭД, оказались слишком сложными для специалистов внедрения или вообще не соответствовали заявленным ранее параметрам. Это усложнило процесс настройки и интеграции СЭД с другими корпоративными системами компании.

При этом, можно уверенно говорить, что каждый Заказчик старался максимально ответственно и профессионально подходить к выбору самой системы СЭД. Причина неуспешного внедрения в каждом случае индивидуальна, но одним из основных факторов является квалификация и компетенция компании-поставщика СЭД и, очень редко, функциональные возможности СЭД.

Как правильно выбрать компанию-поставщика и определить имеющиеся компетенции? Вот алгоритм действий, который поможет оценить квалификацию потенциальной компании-поставщика.

Таблица 2 – оценка Поставщика и его компетенций

 

Мероприятия

 

Описание

 

1

 

Изучить сайт компании

 

По сайту можно сделать много выводов. Для ИТ компании, которая предлагает услуги внедрения СЭД, он обязательно должен быть современным и иметь содержательную информацию. Компании с сайтами-страницами, должны настораживать. Серьезные компании инвестируют в сайт время и ресурсы. Необходимо внимательно изучить разделы «предлагаемые услуги» и «клиенты и реализованные проекты». Эта публичная информация и обычно ее стараются сделать максимально достоверной. Поэтому компании, которые оказывают квалифицированные услуги, смело раскрывают свои реализованные проекты и подробную информацию о них. Успешно реализованный проект – это всегда гордость для компании и возможности для маркетинга. К компаниям, не имеющие раздел клиенты или реализованные проекты, можно сразу отнестись скептически. Им либо нечего показывать, либо они целенаправленно скрывают эту информацию. А значит, Вам потребуются дополнительные усилия, чтобы проверить квалификацию компании. 

 

2

 

Компания-производитель СЭД или компания-партнер

 

Здесь логика такова, что компании, являющиеся разработчиками продукта, имеют более высокую компетенцию, нежели компания-партнер. Квалификация и компетенция компании будет сказываться на скорости реализации проекта и реагирования на запросы. Также, компания-разработчик более заинтересована в успешной реализации своего продукта. Поэтому, если есть возможность, желательно вести переговоры о проекте напрямую с разработчиком продукта. Если же, разработчик продукта рекомендует компанию-партнера, то нужно обязательно просить от разработчика гарантийный или авторский надзор за Вашим проектом. Это позволит существенно минимизировать риски.

 

3

 

Компания оказывает услуги широкого профиля или узко специализированные

 

 

В современных реалиях и уровне развития информационных технологий, невозможно оставаться профессионалами и поддерживать высокую компетенцию во всех сферах.

 

Компании, имеющие узкую специализацию и при этом остающиеся успешными на рынке, будут всегда иметь более высокую компетенцию и квалификацию в сравнении с компаниями, предлагающие услуги широкого профиля.

Поэтому, если компания помимо внедрения СЭД, занимается другими направлениями, рекомендуется в процессе переговоров узнать больше информации о сотрудниках, которые будут задействованы на Вашем проекте. Желательно, чтобы они имели соответствующий опыт и могли быть постоянно закреплены за вашим проектом.

 

4

 

Географическое расположение компании

 

Важный критерий, который будет влиять как на стоимость проекта, так и на скорость реагирования на запросы. Также нужно принимать во внимание, что после завершения проекта следует этап сопровождения. Во многих случаях, количество дополнительных доработок и изменений на этапе сопровождения может быть не меньше, чем на этапе внедрения. Поэтому желательно, чтобы компания, которая будет внедрять СЭД географически располагалась рядом. Если СЭД внедряется по модели SAAS, то влияние географического фактора становиться меньше, поскольку технические специалисты компании-поставщика имеют доступ к СЭД и могут оперативно реагировать на запросы.

 

5

 

Имеется ли служба технической поддержки и как она работает

 

Как было сказано выше, после закрытия проекта жизнь СЭД не заканчивается, а только начинается. Очень важно, чтобы компания-поставщик имела службу технической поддержки и желательно автоматизированную. Попросите продемонстрировать как работает служба, какие есть виды услуг и их стоимость. Отсутствие службы технической поддержки гарантированно доставит вам, как клиенту дополнительные трудозатраты на переговоры и общение.

 

6

 

Собрать отзывы клиентов компании, использующие СЭД не менее 1 года

 

 

Наверное, один из самых объективных критериев оценки работы компании-поставщика. Клиенты, которые уже используют выбранную СЭД и внедрили с помощью поставщика, находились в аналогично Вашей ситуации. Они ранее прошли этот путь, и Вы можете сэкономить значительное количество времени и денег, просто попросив поделиться своим опытом выбора, внедрения и сопровождения СЭД.

 

Получить отзывы можно несколькими способами. Как уже говорилось выше, если компания уверена в своих реализованных проектах, информацию о них можно найти на сайте компании. Если информации о проектах на сайте нет, нужно попросить ее предоставить.

Вопросы желательно задавать не произвольного характера, вроде того «как вам система?», а более конкретные, например такие:

  1. почему вы выбрали эту систему СЭД? Проводили ли вы анализ других систем.
  2. какая компания внедряла вам? Как вы оцениваете их работу и профессионализм?
  3. Оправдались ли Ваши ожидания от системы в техническом и в функциональном плане?
  4. Требовалось ли увеличение бюджета проекта при внедрении?
  5. Порекомендовали бы Вы эту систему нам?

 

Также имеет значение какой специалист отвечает на заданные вопросы. Понимание могут быть разные у руководителя компании, сотрудника ДИТ и канцелярии. Если есть возможность, желательно переговорить со всеми причастными к проекту.  Для руководителя Заказчика желательно было бы получить ответы в официальном виде.

Отзывы существующих клиентов СЭД о самой системе и компании позволят Вам получить достаточное представление, что может ожидать Вас и Ваш проект.

 

 Критерий 3. Функциональные возможности и возможности развития Системы. Соответствие требованиям Заказчика.

Как уже было сказано выше, системы электронного документооборота промышленного уровня, существующие на рынке не менее 5 лет должны иметь более-менее одинаковые функциональные возможности. Однако различия безусловно имеются как в администрировании, так и в используемых технологиях разработки. По моему мнению, Заказчику не обязательно вникать в глубокие технические сущности СЭД. Предварительно собранная информация, описанная выше, позволит получить обратную связь об опыте использования СЭД от других компаний. Для определения возможностей системы Заказчику рекомендуется проделать следующую последовательность:

1. Определить планируемый объем работ. Какие процессы должны быть автоматизированы в результате проекта? Выбор возможен следующий: канцелярия (входящие, исходящие, отчеты), внутренние документы, процессы согласования договоров, организационно-распорядительные документы (приказы, поручения и т.д.), кадровый документооборот, автоматизация коллегиальных органов и другие.

2. Определить руководителя и рабочую группу. В зависимости от видов процессов для автоматизации в рамках проекта, определиться с руководителем проекта и составом рабочей группы. Важно, чтобы у руководителя проекта были полномочия организовывать работу канцелярии, ИТ подразделения, возможно финансового и кадрового блока.

3. Определить зоны ответственности. В рамках рабочей группы четко определить зоны ответственности: функциональные требования определяют будущие бизнес-пользователи СЭД, технические требования определяют ИТ специалисты. Задача менеджера проекта свести все требования в одно техническое задание на внедрение СЭД. Данное разграничение позволит повысить ответственность сотрудников и минимизировать риски неуспешности проекта, когда в результате получают невостребованные бизнесом вещи. Конечно на практике, у потенциальных поставщиков уже имеются готовые шаблоны функциональных и технических требований. Можно их использовать, но обязательно требовать согласования соответствующих разделов ответственными лицами.

4. Пилотная автоматизация 1-3 процессов. Имея планируемый объем работ, обязательно рекомендуется провести пилот и предоставить потенциальным поставщикам краткое техническое задание для конфигурации и настройки 1-3 будущих процессов. Компании, имеющие ресурсы и настроенные на долгосрочные отношения, не откажутся от возможности продемонстрировать преимущества и функционал предлагаемого решения. Заказчик же бесплатно получит примеры будущей автоматизации на том или ином программном обеспечении и опыт взаимодействия с поставщиком. Срок, запрошенный Поставщиком на пилотную автоматизацию, также даст представление о возможных сроках всего проекта.

5. Изучение результатов пилота. Во время демонстрации автоматизированных во время пилота процессов, у рабочей группы также будет возможность ознакомится со всем функционалом СЭД. Рекомендуется в процессе демонстрации предоставить несколько измененных сценариев настроек и попросить провести конфигурацию в процессе демонстрации.

Использование данного подхода позволит Заказчику в полной мере объективно оценить будущий проект, а также преимущества и недостатки каждого решения.

Критерий 4. Сроки внедрения.

Сроки внедрения – еще один важный аспект, который нужно принимать при выборе системы и поставщика СЭД.

3 месяца, 6 месяцев или год играют огромное значение для компании и могут быть просто переведены в деньги. Например, если поставщик заявляет о внедрении в течение 3 месяцев, то для компании потенциальная ошибка при выборе будет выявлена достаточно быстро и соответственно цена ошибки может быть значительно минимизирована! Если для внедрения требуется, например, год, то потенциальная ошибка при выборе может быть выявлена только через минимум 9-10 месяцев после начала проекта. Это достаточно большой срок, в течение которого компания уже инвестировала собственные ресурсы и первоначально сделанное ошибочное решение может стоит значительных финансовых ресурсов.
Поэтому нужно обязательно принимать во внимание в течение какого срока поставщиком предлагается внедрение системы. Опытные и профессиональные компании, которые уверены в своих возможностях, могут обещать и гарантировать внедрение проекта за короткие сроки, поскольку в случае возникновения каких-либо рисков всегда смогут выделить дополнительные квалифицированные ресурсы. 

Опубликовано - 12.09.2017