На текущий момент в государственных организациях (далее – ГО)  внедрена Единая система электронного документооборота (далее – ЕСЭДО/СЭД), которая построена на базе технологий компании IBM. В некоторых государственных учреждениях данная система работает уже более 10 лет. За столь длительный промежуток времени государственными органами суммарно было накоплено более 400 терабайт данных. При этом электронные документы предыдущих лет в ЕСЭДО сохраняются как отдельные базы Lotus, что в свою очередь приводит к необходимости наращивания серверных ресурсов для хранения документов предыдущих лет. Логическим разрешением данной ситуации в работе государственных органов с электронными документами является обеспечение пост оперативного хранения электронных документов с соблюдением правил архивного дела, регламентированных законодательством РК.

Сервисный программный продукт «Хранилище электронных документов» на платформе Documentolog (далее – ХЭД) – это современный программно-аппаратный комплекс, предназначенный для хранения и управления большими объёмами электронных документов, выгруженных из ЕСЭДО/СЭД ГО. Основное назначение ХЭД заключается в длительном гарантированном хранении документов, не требующих оперативного доступа в ЕСЭДО/СЭД ГО. 

На текущий момент ХЭД обеспечивает автоматизацию процессов архивного дела с соблюдением правил, регламентированных законодательством РК, надежное централизованное хранение  всех электронных документов ГО, полнотекстовый поиск электронных документов и дел, многопользовательский доступ к электронным документам, а также проверку легитимности электронных документов. В сервисном программном продукте ХЭД  реализована автоматизация следующих бизнес-процессов:

Прием электронных документов из ЕСЭДО/ СЭД ГО
Сотрудник  ГО формирует в системе ЕСЭДО/СЭД ГО электронные документы в соответствии с принятой номенклатурой дел, а затем оправляет данные документы в ХЭД.  Архивист ГО получает данные документы в ХЭД, где проверяет валидность ЭЦП и корректность принадлежности к индексу номенклатурного дела. Проверка бумажных подлинников электронных копий документов реализовывается согласно правилам приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами утвержденного Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146.

Контроль сроков хранения архивных электронных документов
В тот момент, когда заканчиваются сроки хранения архивных электронных документов в ХЭД автоматически формируется уведомление архивисту ГО. Архивист ГО осуществляет экспертизу ценности архивных документов, а затем инициализирует акт о выделении к уничтожению документов (далее – Акт). В случае принятия решения по продлению сроков хранения архивных документов в ХЭД имеется возможность изменения крайних дат сроков хранения документов, а также возможность запуска нового процесса формирования описи дел для продляемых документов. 

Поиск документов в архиве
Поисковая подсистема ХЭД реализована на основании новейших достижений в области информационного поиска и использует уникальные алгоритмы сортировки найденных результатов. В результатах поиска отображаются только регистрационные данные документов. Для получения временного доступа к документу пользователь оформляет заявку на доступ к документу, которая согласовывается с архивистом ГО. 

Формирование акта о выделении к уничтожению
При запуске процесса формирования Акта в ХЭД автоматически формируется проект Акта со списком документов с истекшим сроком хранения. Также ХЭД позволяет архивисту ГО выбрать электронные документы из описи дел по необходимости. При этом Архивист ГО проверяет электронные документы путем просмотра реквизитов карточки документа. После проверки Акт согласовывается с членами экспертной комиссии и куратором государственного архива.  Затем Акт с бумажным подлинником направляется в ЕСЭДО для утверждения Руководителем организации.

Формирование описи дел (временного, постоянного, по личному составу)
Архивист ГО запускает процесс формирования описи дела (далее – Опись). Далее в ХЭД автоматически формируется проект описи дела с электронными документами  в соответствии с номенклатурой дел. Проект описи направляется на согласование членам экспертной комиссии и экспертно-проверочной комиссии. По результатам согласования описей дел архивист ГО сдает бумажные документы в государственный архив в соответствии с Правилами, утвержденного Приказом Министра культуры и спорта от 22.12.2014 года № 146.

Предоставление доступа к архивным документам по запросу сотрудника ГО
Пользователь подает заявку на доступ архивисту ГО, который подтверждает получение доступа и предоставляет доступ к документу на чтение. ХЭД автоматически формирует уведомление сотруднику ГО  о положительном решении по запросу и подтверждении доступа к документу. Сотрудник ГО просматривает документ в интерфейсе ХЭД. Для продления сроков доступа к документу сотрудник ГО отправляет соответствующий запрос на продление доступа к документу.
 

В заключение отмечу, что внедрение ХЭД в государственных органах является первым шагом в построении централизованного хранилища архивных документов, которое будет доступно всем сотрудникам государственных органов в режиме онлайн. Это означает, что текущий процесс архивирования электронных документов, который подразумевает их дублирование на бумажный носитель, будет оптимизирован. И как следствие этап распечатки электронных документов в процессах архивирования будет исключен. В результате чего будет реализован переход на безбумажный формат работы с электронными документами, начиная от момента их создания в ЕСЭДО/СЭД ГО и заканчивая их архивированием, хранением и уничтожением в ХЭД.