Служба тех. поддержки: +77172 537 702
Вход для клиентов

Мы используем почту, зачем нам СЭД?

Корпоративная почта или личная почта – безусловно очень удобный инструмент в работе. Она позволяет оперативно организовать совместную работу нескольких сотрудников, а также иметь под рукой историю переписки. В большинстве западных стран, переписка по почте приравнивается к официальной, поскольку в случае необходимости, компании, обслуживающие почтовые сервера, могут предоставить всю имеющуюся информацию о пользователе. Для судов, эта информация считается достоверной и принимается в качестве доказательств.

 

В Казахстане почтовая переписка законодательно не может использоваться как официальная переписка, поскольку почта имеет несколько ограничений:

  • текстовое сообщение может быть изменено без ведома пользователя на сервере,
  • факт изменения сообщения очень сложно проверить или подтвердить, 
  • в текстовом сообщении можно, но очень неудобно использовать ЭЦП,
  • почтовое сообщение может быть перехвачено и просмотрено злоумышленниками, если не используется дополнительное программного обеспечение.

Также у почты имеется несколько ограничений производственного характера по сравнению с СЭД:

- в почтовом сообщение история взаимодействия сложна для контроля и может быть легко удалена пользователем,

- в почтовом сообщении нельзя реализовать шаблоны документов,

- в почтовом сообщении нельзя сконфигурировать предустановленные маршруты,

- почтовая переписка не позволяет формировать отчеты,

- почтовая переписка не позволяет производить регистрацию документов и соответственно идентифицировать документ,

И еще много других значительных ограничений.

 

На практике нашей компании, в большинстве организаций, сотрудники используют и почту и СЭД одновременно. Каждая система служит определенным целям и дополняет друг друга, позволяя значительно повысить оперативность и производительность работы.