Некоммерческое акционерное общество «Фонд социального медицинского страхования» было создано в 2016 году с целью обеспечения равного доступа населения к медицинской помощи и финансовой защиты населения от непредвиденно высоких расходов на медицинскую помощь.

Переход на систему электронного документооборота в Фонде был осуществлен в целях создания инструмента, который позволил бы эффективно построить работу компании и избавить сотрудников от рутинной работы с бумажным документооборотом.

Работы по автоматизации бизнес-процессов проходили в марте 2018 года. Система была установлена путем аренды лицензий по модели обслуживания SaaS для 450 пользователей Фонда. 

В процессе перехода на электронный документооборот были согласованы и автоматизированы следующие типы документов общего и кадрового делопроизводства:

• Входящие документы (в том числе резолюции)
• Исходящие документы
• Внутренние документы
• Обращения физических лиц
• Обращения юридических лиц
• Приказы по ОД/Распоряжения
• Стандартные отчеты (12 шт.)
• Заявление на аванс
• Заявление на отпуск
• Заявление на командировку
• Приказы по личному составу
• Табель учета времени
• Протокольные совещания

Кроме стандартных типов документов были внедрены такие решения как подсистема «Автоматизация деятельности Коллегиальных органов», подсистема «Хранилище данных», а также дополнительный модуль «Заявка в ИТ».

В ходе проекта специалистами компании Documentolog проведено обучение сотрудников Фонда по работе с системой. В свою очередь, сотрудниками Фонда отмечена простота и удобство интерфейса, что позволило избежать сложностей с долгой адаптацией к новой системе.

Единая система документооборота способствовала значительному упрощению процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции Фонда, работы с кадровым делопроизводством, сокращению длительности обработки документов.