Хотите быть в курсе событий компании Documentolog и IT-рынка в целом?
Telegram
Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу , где мы делимся последними новостями компании, информацией о новых решениях и релизах систем Documentolog и Doculite, а также рассказываем об интересных IT-новостях со всего мира.
Лого ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан»
Сфера деятельности
  • Другое

Количество пользователей:
30

Срок внедрения:
30 дней

ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан»

ТОО «Научно-исследовательский проектный институт «Астанагенплан» (далее – Институт) – организация, осуществляющая научно-исследовательскую работу в области градостроительства.  

Целью деятельности Института являются: разработка методических пособий, рекомендаций и нормативно-технической документации в сфере архитектуры, осуществление производственно-хозяйственной деятельности в области науки, архитектуры и градостроительства и пр.

Являясь хозяйствующим субъектом квазигосударственного сектора, Институт работает с множеством документов различного типа. Поэтому, в целях обеспечения условий для удобного ведения документооборота и минимализации бумажного, а также снижения трудоемкости процессов и повышения исполнительской дисциплины руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота.

Существующие продукты на рынке поставщиков СЭД были проанализированы по следующим критериям:

  • оптимальное и эффективное освоение денежных средств;
  • ответственность поставщика СЭД;
  • интеграция с государственными  органами.

В результате проведенного анализа поставщиком СЭД стала компания Documentolog. В июле 2019 г. было завершено внедрение системы. Специалисты Documentolog в течение 30 рабочих дней провели работы по анализу существующих процессов и настройке СЭД по модели локального внедрения.

В ходе проекта были автоматизированы:

  • Входящие документы (в том числе резолюции);
  • Исходящие документы;
  • Внутренние документы;
  • Поручения;
  • Обращения физических лиц;
  • Обращения юридических лиц;
  • Отчеты стандартные;
  • Приказы по ОД/Распоряжение;
  • Протокольные совещания.

К системе были подключены 30 рабочих мест. По результатам внедрения СЭД сотрудники Института отмечают следующее:

  • сокращение административных расходов на одну штатную единицу;
  • сокращение расходов на бумажный архив, на копирование и восстановление документов;
  • сокращение времени на согласование и поиск документов в архиве.

Вместе с тем, значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников. Наблюдаются сокращение срока исполнения поручений и значительное уменьшение количества просроченных поручений. Число электронной корреспонденции выросло в среднем до 80 %.

Для ведения официальной переписки с государственными органами и другими партнерами Институт был подключен к Центру обмена электронными документами.