Казахский национальный педагогический университет имени Абая является первым высшим учебным заведением страны с 90-летней историей. С момента создания университет является ведущим центром учебно-методического обеспечения подготовки педагогических кадров в стране.

В составе университета функционирует 7 институтов, 30 кафедр, в том числе 3 общеуниверситетских кафедры, Научно-инновационный парк (НИП), 8 диссертационных советов. Профессорско-преподавательский состав университета составляет 883 преподавателя.

Предпосылками внедрения системы электронного документооборота в процессы Университета стала необходимость информатизации бизнес-процессов внутри ВУЗа и автоматизация переписки с контрагентами.

Проект по внедрению СЭД Documentolog стартовал в октябре 2019 года и завершился в течение 1 месяца.

В ходе реализации проекта по внедрению СЭД >Documentolog> были приобретены следующие типы документов:

• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы; 
• Внутренние документы;
• Обращение физических/юридических лиц;
• Приказы по ОД/Распоряжения;
• Отчеты;
• Заявки в ИТ (Service Desk);

а также:

• Онлайн редактор документов Documentolog Office с возможностью совместной работы;
• Мобильное приложение на базе IOS, Android.

В настоящее время в системе работают 150 сотрудников ВУЗа.

Для обмена электронными документами в юридически значимом виде с контрагентами система Университета была интегрирована с Центром обмена электронными документами (КЦОЭД).

В результате проекта были достигнуты следующие результаты:

• Возможность оперативного согласования документов;
• Ускорение обработки входящей и исходящей корреспонденции;
• Оперативный доступ к необходимой информации.