АО «Aqtobe su-energy group» (ранее – АО «Акбулак») образовано в декабре 1993 г. путем реорганизации Актюбинского городского управления водопроводно-канализационного хозяйства. Предприятие осуществляет работы по эксплуатации водопроводно-канализационных систем, обеспечивает население и предприятия г.Актобе питьевой водой и осуществляет отвод и очистку сточных вод.

В своей деятельности предприятие постоянно работает с большим объемом документов со своими заказчиками – потребителями услуг. Поэтому для улучшения процессов взаимодействия с контрагентами руководство с начала 2020 г. приняло решение внедрить систему электронного документооборота.

В июне 2020 г. стартовал проект по внедрению СЭД Documentolog на предприятии. Для работы в системе подключены 135 сотрудников.

Были автоматизированы следующие типы документов:

• Входящие документы (в том числе резолюции);
• Исходящие документы;
• Внутренние документы;
• Обращение физических лиц;
• Обращение юридических лиц;
• Приказы по ОД/Распоряжения;
• Отчет по входящим документам;
• Отчет по структурным подразделениям;
• Договор/дополнительные соглашения;
• Акты/Накладные

Для возможности электронной переписки с контрагентами предприяте было подключено к услуге внешнего документооборота на базе Центра обмена электронными документами.

Результаты проекта:

• Улучшение взаимодействия между подразделениями предприятия;
• Быстрая и качественная обработка документов/ обращений лиц;
• Контроль за соблюдением сроков подготовки и исполнения документов.