Электронный документ – это какая-либо информация, представленная в электронной форме, которую можно передавать и обрабатывать с помощью информационных систем. Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая на территории Республики Казахстан равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

1. удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
2. лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
3. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4. электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.

В идеале, документ должен создаваться в электронном виде, заверяться ЭЦП и передаваться по сетям в электронном виде. Получатель документа должен иметь возможность проверить подлинность ЭЦП и прочитать полученный документ. 

На практике же получается, что электронный документ распечатывается, заверяется ручной подписью и передается адресату. Адресат, получивший документ, сканирует его, таким образом переведя обратно в электронный вид, и передает дальше для использования в своей информационной системе. При этом юридическую значимость отсканированный документ не имеет, а только оригинал, подписанный ручным способом. Это сильно усложняет процесс и минимизирует преимущества использования электронных документов. 

Компания Documentolog разработала решение "Казахстанский Центр Обмена Электронными Документами doc24.kz", позволяющее создавать, заверять ЭЦП, передавать, получать и верифицировать документ полностью в электронном виде без необходимости перевода в бумажный. О данном решении можно подробнее узнать здесь.