Электронный документ - это документ, созданный, согласованный, подписанный и переданный получателю в электронном формате.

Однако сегодня в большинстве компаний документ распечатывается, заверяется ручной подписью и передается адресату в бумажном варианте. После чего адресат, получивший документ, сканирует его, таким образом переводя обратно в электронный вид, и загружает в информационную систему. При этом юридическую значимость имеет только оригинал, подписанный ручным способом. Отсканированный документ не является легитимным. Такой процесс усложняет работу с документами и минимизирует преимущества использования электронных систем документооборота. В идеале, документ должен создаваться в электронном виде, заверяться электронной цифровой подписью (ЭЦП) и передаваться по сетям в электронном формате. А получатель документа должен иметь возможность проверить подлинность ЭЦП. И именно такой электронный документ является юридически-значимым благодаря использованию ЭЦП, которая на территории Республики Казахстан равнозначна собственноручной подписи при соблюдении следующих условий:

• удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
• лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
• электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне РК.