Хотите быть в курсе событий компании Documentolog и IT-рынка в целом?
Telegram
Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу , где мы делимся последними новостями компании, информацией о новых решениях и релизах систем Documentolog и Doculite, а также рассказываем об интересных IT-новостях со всего мира.

FAQ

Все ответы на самые часто задаваемые вопросы Вы найдете на этой странице.

Мы используем почту, зачем нам СЭД?

Корпоративная почта или личная почта - безусловно удобный инструмент в работе. Она позволяет оперативно организовать совместную работу нескольких сотрудников, а также иметь под рукой историю переписки. В большинстве западных стран, переписка по почте приравнивается к официальной, поскольку в случае необходимости, компании, обслуживающие почтовые сервера, могут предоставить всю имеющуюся информацию о пользователе. Для судов, эта информация считается достоверной и принимается в качестве доказательств.

Однако, в Казахстане почтовая переписка законодательно не является юридически-значимой и не распознается как достоверная информация, поскольку почта имеет несколько ограничений:

  • текстовое сообщение может быть изменено без ведома пользователя на сервере,
  • факт изменения сообщения очень сложно проверить или подтвердить,
  • в текстовом сообщении можно, но очень неудобно использовать ЭЦП,
  • почтовое сообщение может быть перехвачено и просмотрено злоумышленниками, если не используется дополнительное программного обеспечение.

Также у почты имеется несколько ограничений производственного характера по сравнению с СЭД:

  • в почтовом сообщение история взаимодействия сложна для контроля и может быть легко удалена пользователем,
в почтовом сообщении нельзя реализовать шаблоны документов,
  • в почтовом сообщении нельзя отследить статус исполнения документа,
  • почтовая переписка не позволяет формировать отчеты,
  • почтовая переписка не позволяет производить регистрацию документов и соответственно идентифицировать документ,
  • и другие ограничения.

На практике нашей компании, в большинстве организаций, сотрудники используют и почту и СЭД одновременно. Каждая система служит определенным целям и дополняет друг друга, позволяя значительно повысить оперативность и производительность работы.

Перейти к разделу