Служба тех. поддержки: +77172 537 702

Какие этапы внедрения СЭД? Сроки каждого этапа?

Фактически процедуру типового  внедрения СЭД мы разделяем на 5 этапов.

  1. Организационный этап:  
    • Создание группы по внедрению системы и ее руководителя со стороны клиента;
    • Определение места и времени совместной работы групп внедрения со стороны клиента и исполнителя;
    • Распределение полномочий и обязанностей между группами по внедрению со стороны клиента и исполнителя;
    • Определение целей и порядка приема результатов проекта;
    • Обучение администраторов системы из числа сотрудников клиента.
  2. Этап обследования:
    • Описание организационной структуры компании;
    • Составление списка документов по каждому подразделению и компании в целом;
    • Описание атрибутов каждого типа документа, типовых форм;
    • Описание существующей классификации документов, номенклатуры дел;
    • Определение сроков хранения каждого документа, сроков помещения в архив и уничтожения документов, в соответствие с принятыми в компании нормами и требованиями законодательства;
    • Выявление существующих маршрутов движения документов;
    • Создание списка необходимых классификаторов и справочников.
  3. Подготовительный этап:
    • Анализ существующей системы документооборота;
    • Формирование системы классификации документов (например, базирующуюся по направлениям бизнеса) и определение журналов системы;
    • Приведение наименования документов и атрибутов к общей терминологии;
    • Утверждение типовых форм документов;
    • Определение маршрутов движения документов;
    • Определение прав доступа для типов документов и журналов;
    • Определение справочников системы;
    • Определение прав доступа для справочников системы.
  4. Этап внедрения:
    • Установка и настройка сервера системы Documentolog;
    • Настройка необходимого инфраструктурного программного обеспечения;
    • Инсталляция и конфигурирование системы Documentolog;
    • Создание типов документов в каждом подразделении и всей компании в целом;
    • Создание журналов документов;
    • Создание и заполнение справочников системы;
    • Проведение обучающего семинара по работе в системе для пользователей.
  5. Завершающий этап:
    • Запуск системы в опытную эксплуатацию;
    • Анализ разработанной системы;
    • Запуск системы в промышленную эксплуатацию;
    • Подписание актов приема работ.